Як без паперу офіс вирішує дилему управління файлами?

Давайте спочатку поговоримо про те, наскільки головний біль у традиційному офісі: файловий кабінет заповнений, і для пошуку договору потрібно багато часу; Важливі документи легко втрачаються або пошкоджуються; Департаменти проходять такі документи, як грати "передавати посилку". Ці проблеми можна ефективно вирішити за допомогоюБезпаперова офісна система.

1. Електронна подача замінює накопичення паперу

Найбільш пряма перевага офісу без паперу - це зробити файли "в Інтернеті". Усі документи скановані на електронні версії та зберігаються в системі, підтримуючи кілька форматів, таких як PDF та Word. Наприклад, система управління контрактами нашої компанії тепер повинна лише ввести номер контракту, щоб отримати повний файл протягом 3 секунд, і не потрібно прокинутися через шафи.

2. Розумний пошук та швидке позиціонування

Найбільша перевага електронних файлів полягає в тому, що їх можна шукати. Вбудована система повного тексту пошуку може шукати за ключовими словами, датами, авторами та іншими розмірами. Минулого тижня департамент фінансів шукав форму відшкодування три роки тому. Раніше тривалий час перегортав файли, але тепер він виходить після введення "витрат на проїзд у 2022 році".

3. Контроль версії, щоб уникнути плутанини

Найбільш бояться в паперових документах - це те, що вони постійно переглядаються, і ніхто не знає, хто має останню версію. Електронна система документів автоматично збереже історичні версії та встановить дозволи на модифікацію. Пропозиція планування нашого відділу маркетингу тепер була переглянута до версії 15, і система чітко записує, хто робив кожну редакцію та коли.

4. Мобільний офіс порушує обмеження місця

За допомогою системи без паперу мобільні телефони також можуть отримати доступ до файлів у будь -який час. Минулого разу мій начальник попросив цитати в аеропорту, і я ввійшов у систему безпосередньо на своєму мобільному телефоні, щоб надіслати його йому, що було швидше, ніж експрес -доставка. Я можу впоратися з усіма файлами планшетом, коли я подорожую, і можу упакувати половину в валізу.

5. Безпечна резервна копія для запобігання втрат

Важливі файли автоматично створюються резервною копією до хмари після сканування, тому не потрібно турбуватися, навіть якщо комп'ютер зламається. Ми зіткнулися з трагедією, де офіс був затоплений, і всі паперові файли були втрачені. Тепер електронні файли мають потрійні резервні копії, які набагато безпечніші.

6. Зелений офіс зменшує витрати

Давайте зробимо кілька розрахунків: A4 Paper коштує 20 юанів за пачку, а компанія використовує 100 пачок на місяць, що становить 24 000 юанів на рік. Витратні матеріали для принтера, шафи для подачі та архівне приміщення - це всі витрати. ПісляБезпаперова офісна система, ці витрати можна зменшити щонайменше на 70%, що також є екологічно чистим.

Як професійний виробник та постачальник, ми надаємо високоякісну продукцію. Якщо ви зацікавлені в наших продуктах або маєте якісь питання, будь ласка, не соромтесязв’яжіться з нами.